Visualizar en formato vertical

Automatización en la optimización de dotación

  • 10
  • Jan
  • 2017
Casos de ÉxitoEconomía

Automatización en la optimización de dotación

La mayor cadena de heladerías a nivel nacional necesitaba revisar, optimizar y ordenar su asignación de dotación. Las grandes preguntas fueron: ¿Cómo puedo saber si necesito, más, menos o la misma cantidad de gente por local? ¿Cómo podemos entregar turnos más ordenados y adecuados para cada colaborador? ¿Cómo le facilitamos la vida a la empresa para que esto no sea un trabajo manual?

Frente a este gran desafío nuestra primera decisión fue ir a locales a lo largo de todo Chile, en todo horario y día por 8 semanas. Durante estas 8 semanas hicimos todos los roles que existen en un local, desde estar en la caja, servir helados, hacer inventarios, limpiar y reponer mercadería. Además tomamos miles de muestras de tiempos por cada producto y proceso que se realiza en el local. Conversamos y entendimos las necesidades de los colaboradores y además estudiamos las normas legales y laborales.

Nos encontramos con una operación de gran nivel pero también con buenas oportunidades. La asignación de turnos se realizaba de manera manual y a discreción del jefe de local. No se tenían mediciones de los tiempos por producto y por proceso de manera consistente. Existían procesos con manuales y fichas correspondientes, pero requerían modernizarse y rediseñarse de una manera óptima. Muchas veces algunos colaboradores trabajaban menos horas de las que tenían por contrato y otros hacían horas extras para suplir las ineficiencias asignación de turnos.

Luego de las 8 semanas intensas de terreno para conocer el negocio desde su raíz, estuvimos trabajando conjuntamente con todas las áreas de la cadena (Marketing, Operaciones, Gerencia, Higiene, etc.) para comprender sus visiones, preocupaciones, análisis e insights.

El trabajo derivó en el desarrollo y creación de un modelo de optimización de turnos automatizado a nivel diario por local. Este modelo matemático considera desde aspectos como el mix de venta por local hasta las restricciones de horas seguidas a trabajar, tipos de contratos y espacios de descanso y colaciones. La dotación que entrega el modelo se utiliza como una sugerencia que puede ser modificada por las personas autorizadas.

Adicionalmente creamos una interfaz gráfica moderna y amigable que se integra con los sistemas del cliente para que puedan visualizar el modelo, como también una herramienta tecnológica para que la toma de tiempos pueda realizarse en cualquier momento desde un tablet o smartphone, y esta información se traspasa automáticamente a las bases de datos.

Luego de realizar los pilotos en múltiples locales se está implementado en toda la cadena. Se espera un ahorro cercano a US$1 MM al año y turnos ordenados y claros impactando positivamente la satisfacción laboral.

Saludos!

Equipo Brain Food